Asystent prawny
Pomagaj kancelarii przygotowywać akta, prowadzić terminy i gromadzić materiały dla osoby odpowiedzialnej za ocenę prawną.
Kompendium zawodu — pojęcia i zwroty
Pojęcia w pracy
- Akta sprawy
- Uporządkowany zbiór pism i dokumentów dla jednej sprawy.
- Indeks dokumentów
- Lista plików z nazwami, wersjami i źródłem.
- Sygnatura
- Oznaczenie sprawy używane przez właściwą instytucję.
- Dowód doręczenia
- Dokument lub zapis potwierdzający zdarzenie doręczenia.
- Podwójna kontrola
- Potwierdzenie ważnego wpisu przez uprawnioną drugą osobę.
Zwroty w typowych sytuacjach
- „Uzupełniłam indeks, a brakuje dokumentu wskazanego pod pozycją trzeciej faktury.”
- Wskazujesz konkretną lukę w aktach.
- „Termin pozostawiam do potwierdzenia przez osobę prowadzącą.”
- Rozróżniasz wpis roboczy od decyzji.
- „Zapis potwierdzenia jest już połączony z właściwym pismem.”
- Dowód można odnaleźć po identyfikatorze sprawy.
Podstawy · Lekcja 1 z 6
Akta i identyfikacja
Przyjmuj dokument na podstawie oznaczeń sprawy oraz źródła. Porównaj powiązane dane przed przypisaniem. Nierozstrzygnięte pochodzenie zapisz do wyjaśnienia.
- Co zrobić najpierwOdczytaj oznaczenia
- Co zrobić dalejPorównaj akta
- Jak zakończyćPotwierdź przypisanie
Przykład z pracy
Pisma mają podobny tytuł, ale odmienne sygnatury.
Ćwiczenie praktyczne
Wskaż dwa pola rozróżniające sprawy.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co rozstrzyga przypisanie?
- Pierwszy folder z podobnym tytułem
- Potwierdzone dane identyfikacyjne i źródło
- Kolor skanu
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Potwierdzone dane identyfikacyjne i źródło. Identyfikacja chroni kompletność i poufność akt.
Podstawy · Lekcja 2 z 6
Indeks i załączniki
Indeks opisuje dokumenty wchodzące do akt. Porównaj wykaz w piśmie z tym, co rzeczywiście wpłynęło. Odnotuj brak bez uzupełniania domysłem.
- Co zrobić najpierwOdczytaj wykaz
- Co zrobić dalejSprawdź wpływ
- Jak zakończyćZapisz brak
Przykład z pracy
W piśmie wymieniono oświadczenie, którego nie ma w przesyłce.
Ćwiczenie praktyczne
Przygotuj wpis o brakującym materiale.
Pismo przypomina sprawę innego klienta
Wpłynęło pismo o podobnym temacie, lecz sygnatura różni się jedną cyfrą. Istnieją dwie otwarte sprawy.
Pokaż przykładową reakcję
Porównuję źródło oraz sygnatury i potwierdzam przypisanie przed włączeniem do akt. Chronisz kompletność akt i informacje obu klientów.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co zapisujesz w indeksie?
- Że wszystkie dokumenty są kompletne
- Samą liczbę stron
- Treść wykazu oraz rzeczywistą dostępność załącznika
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Treść wykazu oraz rzeczywistą dostępność załącznika. Zapis wskazuje konkretną lukę do wyjaśnienia.
Praca krok po kroku · Lekcja 3 z 6
Daty wpływu i terminy
Zachowaj zapis zdarzenia i jego źródło. Datę wpływu odróżnij od terminu dalszej czynności. W razie niejasności poproś o potwierdzenie osoby prowadzącej.
- Co zrobić najpierwZapisz daty
- Co zrobić dalejDołącz dowód
- Jak zakończyćPotwierdź wpis
Przykład z pracy
Kalendarz i dowód wpływu wskazują różne daty.
Ćwiczenie praktyczne
Rozpisz informacje do weryfikacji wpisu.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co przekazujesz do potwierdzenia?
- Obie daty i dokument, z którego wynikają
- Termin wpisany na pamięć
- Wyłącznie nazwę sprawy
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Obie daty i dokument, z którego wynikają. Dowód pozwala ocenić znaczenie rozbieżności.
Praca krok po kroku · Lekcja 4 z 6
Porównanie wersji
Zachowaj wersję dokumentu otrzymaną od źródła. Przy porównaniu wskaż różnice z numerem strony lub punktu. Merytoryczną ocenę pozostaw właściwej osobie.
- Co zrobić najpierwUstal wersje
- Co zrobić dalejWskaż różnice
- Jak zakończyćPrzekaż do oceny
Przykład z pracy
Wersja podpisana ma inny wykaz załączników niż projekt.
Ćwiczenie praktyczne
Przygotuj neutralny opis obu zapisów.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co jest użytecznym wynikiem porównania?
- Zastąpienie starszej wersji
- Różnica z oznaczeniem miejsca i obu wersji
- Ogólne stwierdzenie „inne”
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Różnica z oznaczeniem miejsca i obu wersji. Prowadzący może odtworzyć, na czym polega zmiana.
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 5 z 6
Materiały źródłowe
Przy zbieraniu materiałów zapisz pochodzenie, datę i zakres odpowiedzi. Rozdziel tekst źródła oraz notatkę pomocniczą. Wskaż otwarte pytania do oceny.
- Co zrobić najpierwZbierz źródła
- Co zrobić dalejZapisz kontekst
- Jak zakończyćWskaż otwarte pytania
Przykład z pracy
Osoba prowadząca prosi o uporządkowanie dwóch stanowisk urzędu.
Ćwiczenie praktyczne
Zaproponuj indeks i sposób wskazania różnic.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co oddzielasz w notatce?
- Samą kolejność stron
- Kolory zakładek
- Cytowane źródło, własny skrót i otwarte pytania
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Cytowane źródło, własny skrót i otwarte pytania. Czytelne pochodzenie pozwala zweryfikować ustalenia.
Trudniejsze sytuacje · Lekcja 6 z 6
Przekazanie i kontrola dostępu
Ustal uprawnionych odbiorców i właściwy kanał. Przy udostępnieniu potwierdź, które pliki stanowią właściwy pakiet. Zostaw zapis wymagający dalszego działania.
- Co zrobić najpierwUstal odbiorcę
- Co zrobić dalejSprawdź pakiet
- Jak zakończyćZapisz przekazanie
Przykład z pracy
Pakiet sprawy jest gotowy, a zewnętrzny odbiorca powinien dostać wyłącznie część akt.
Ćwiczenie praktyczne
Wskaż, co potwierdzisz przed udostępnieniem.
Sprawdź się — opcjonalne pytanie
Co chroni przed nadmiarowym przekazaniem?
- Uzgodniony zakres i zatwierdzony odbiorca
- Otwarcie całego folderu
- Skrót do archiwum
Pokaż odpowiedź i wyjaśnienie
Uzgodniony zakres i zatwierdzony odbiorca. Zakres dostępu powinien odpowiadać uzgodnionej czynności.